Miten asioit sujuvasti kirjanpitäjän kanssa

Ymmärrys ja kommunikointi tekevät taloushallinnosta tehokasta

Kirjanpitäjän arki voi monelle asiakkaalle näyttäytyä mysteerinä – miksi viesteihin ei vastata heti, miksei soittoon reagoida saman tien tai miksi joskus pyyntöihin vastaaminen vie aikaa? Totuus on, ettei tämä tarkoita välinpitämättömyyttä – päinvastoin. Kirjanpito on keskittymistä vaativa vastuullinen työ, jonka onnistumista tukee rauhallinen työympäristö ja hyvä asiakasviestintä.

Digitilitoimisto Oy on kotimainen perheyritys, joka panostaa asiakkaidensa ymmärtämiseen, avoimuuteen ja tehokkaaseen yhteistyöhön. Tässä blogissa avaamme, miksi ymmärrys kirjanpitäjän työstä ja kommunikaation tärkeys voi ratkaisevasti vaikuttaa yhteistyön sujuvuuteen ja jopa alentaa kirjanpitokustannuksia.

1. Miksi viive kirjanpitäjän vastauksissa ei tarkoita välinpitämättömyyttä

Jokaisella kirjanpitäjällä on vastuullaan useita asiakasyrityksiä. Osa heistä tarvitsee viikoittaista tai jopa päivittäistä hoitoa, osa taas vain kuukausittaista tarkastusta. Kun kirjanpitäjä käsittelee yhden asiakkaan aineistoa, hän on yleensä kirjautuneena useisiin järjestelmiin: taloushallintaohjelmaan, Omaveroon, verkkokauppaan, kassaraportteihin jne.

Jos tällainen työ keskeytetään esimerkiksi puhelinsoitolla toiselta asiakkaalta, on koko työnkulku pysäytettävä. Keskeytyksen jälkeen työn jatkaminen vaatii järjestelmien uudelleenavaamisen – ja uuden asiakkaan tietojen etsimisen. Tämä hidastaa työtä ja kasvattaa kaikkien kustannuksia. Tämän vuoksi kirjanpitäjä ei usein vastaa välittömästi, vaan palaa asiaan, kun käsillä oleva tehtävä on saatu päätökseen.

2. Ammattimaista rauhaa työntekoon – vertaus arjen töihin

Kirjanpitäjän työtä voi verrata vaikkapa taksikuskiin, putkiasentajaan, leipuriin tai lähihoitajaan. Kukaan heistä ei voi keskeyttää työtään puhelimeen vastaamiseksi kesken ajon, korjauksen, taikinan vaivaamisen tai lääkkeenantamisen. Sama pätee kirjanpitäjiin: keskittyminen on edellytys laadulle ja virheettömyydelle.

3. Kommunikaatio on kaiken A ja O

Hyvä viestintä kirjanpitäjän kanssa ehkäisee väärinkäsityksiä ja säästää aikaa ja rahaa. Moni ongelma syntyy oletuksista – asiakas ajattelee, että ”tilitoimisto hoitaa” ja tilitoimisto taas, että ”asiakas ilmoittaa tarvittavat muutokset”. Kirjanpitäjä ei ole ajatustenlukija.

Siksi on äärimmäisen tärkeää ilmoittaa etukäteen suunnitelluista:

• uusista työntekijöistä
• investoinneista
• osakasmuutoksista
• liiketoimintamuutoksista
• uusista ohjelmistoista

Tällöin kirjanpitäjä voi valmistautua ja työ voidaan hoitaa sujuvasti ja virheettömästi.

4. Kirjanpitäjän vinkit asiakkaille – näin asioit sujuvasti

• Käytä sähköpostia tai jätä soittopyyntö. Pyyntö tulee käsitellyksi heti kun työtila sen sallii – tehokkaasti ja laadukkaasti.
• Ilmoita kiireestä viestissäsi. Jos asiasi on kiireellinen, kerro se heti. Näin kirjanpitäjä osaa priorisoida.
• Kerro etukäteen tulevista muutoksista. Valmistautuminen säästää aikaa ja rahaa, sekä vähentää virheiden riskiä.
• Ymmärrä työnkuvan rytmi. Taloushallintotyö vaatii tarkkuutta, virheettömyyttä ja ajoittain myös hiljaisuutta.

5. Digitilitoimisto Oy – kun talousasiat hoidetaan yhdessä ymmärryksellä

Digitilitoimisto Oy on perheyritys, joka tarjoaa sähköisiä, joustavia ja asiakaslähtöisiä tilitoimistopalveluja. Panostamme avoimeen viestintään ja asiakasymmärrykseen. Asiakkaan ja kirjanpitäjän välinen hyvä yhteistyö on avain tehokkaaseen ja edulliseen taloushallintoon.

Lue lisää palveluistamme täältä. Tai ota yhteyttä yhteydenottolomakkeella.

6. Yhteenveto

Hyvä kirjanpito perustuu keskittymiseen, luottamukseen ja molemminpuoliseen kommunikointiin. Kun asiakas ymmärtää kirjanpitäjän työn rytmiä ja tapaa toimia, säästyy aikaa, rahaa ja mahdolliset virheet voidaan välttää. Kirjanpitäjä ei ole pelkkä ”nappia painava robotti” – hän on tärkeä kumppani yrityksesi arjessa.

Ulkoiset linkit:
Yrittäjät.fi – Hyvä viestintä tilitoimiston kanssa
Verohallinto – Uutiset ja ohjeet yrityksille